La transformation digitale des ressources humaines prend un nouveau tournant avec MyPeopleDoc, une solution de dématérialisation créée en 2008 par Clément Buyse. Cette plateforme révolutionne la gestion documentaire des entreprises en proposant un espace numérique sécurisé.
Le fonctionnement du coffre-fort MyPeopleDoc
MyPeopleDoc se présente comme un outil de gestion documentaire RH offrant un stockage numérique de 10 Go. Cette solution permet aux entreprises de centraliser leurs données tout en réduisant leurs coûts administratifs.
Les caractéristiques techniques de la solution
La plateforme intègre des fonctionnalités essentielles comme la gestion des fichiers et des espaces de partage. Le système permet l'appairage des comptes avec les responsables hiérarchiques, facilitant ainsi la circulation des documents. Cette solution s'adapte aux besoins des petites et grandes entreprises, avec des tarifs démarrant à 3€ par mois par utilisateur.
La sécurisation des documents et données
MyPeopleDoc assure la protection des documents grâce à un scellement numérique et un archivage sécurisé. La solution répond aux normes AFNOR NF Z 42-013 et bénéficie d'une certification ISO 27001. Le chiffrement ANSSI garantit l'intégrité des données, tandis que la conformité au décret n°2018-853 confirme sa valeur légale.
Les avantages pour le service RH
La transformation numérique des services RH via MyPeopleDoc apporte une réorganisation majeure dans la gestion documentaire. Cette solution, adoptée par 3000 entreprises en France, permet une gestion simplifiée et sécurisée des documents RH, avec un stockage de 10 Go.
L'automatisation des processus documentaires
MyPeopleDoc révolutionne la gestion des documents RH grâce à son système de dématérialisation avancé. Les documents comme les bulletins de paie, contrats de travail et chartes éthiques sont automatiquement traités et sécurisés. Le système assure un scellement numérique et une vérification d'intégrité, garantissant une protection optimale contre la falsification. Cette automatisation génère des économies substantielles, avec 10 à 30 centimes économisés par document non imprimé.
La simplification du classement et de l'archivage
Le stockage sécurisé offert par MyPeopleDoc transforme la gestion documentaire RH. La plateforme respecte les normes AFNOR NF Z 42-013 et la certification ISO 27001, assurant une conservation légale des documents sur des durées allant jusqu'à 75 ans. Les entreprises bénéficient d'une centralisation des données RH, d'espaces de partage organisés et d'un accès simplifié aux documents. Cette organisation numérique renforce l'image d'une entreprise moderne, engagée dans une démarche écologique par la réduction significative de l'utilisation du papier.
Les bénéfices pour les collaborateurs
La solution MyPeopleDoc offre aux employés une expérience renouvelée dans la gestion de leurs documents RH. Cette plateforme, adoptée par plus de 3000 entreprises en France, transforme la relation des collaborateurs avec leurs données personnelles.
L'accès simplifié aux documents personnels
Les salariés profitent d'un espace personnel de 10 Go pour stocker leurs documents RH essentiels. Cette plateforme centralise les bulletins de paie, contrats de travail et autres documents administratifs au même endroit. L'interface permet une gestion fluide des fichiers avec des espaces de partage adaptés. Les collaborateurs accèdent à leurs informations personnelles à tout moment, sans contrainte physique ni temporelle.
La conservation sécurisée à long terme
Le système assure une protection optimale des données grâce à sa certification ISO 27001 et sa conformité RGPD. La plateforme garantit un archivage probatoire et un scellement numérique des documents, les protégeant contre la falsification, le vol ou la perte. Les bulletins de paie sont conservés entre 50 et 75 ans, respectant les obligations légales. Cette solution digitale répond aux normes AFNOR NF Z 42-013 et intègre un chiffrement validé par l'ANSSI, assurant une sécurité maximale des informations personnelles.
La mise en place et l'adoption de MyPeopleDoc
MyPeopleDoc représente une solution innovante de coffre-fort numérique RH, créée en 2008. Cette plateforme offre une capacité de stockage de 10 Go pour la gestion des documents RH comme les contrats, factures et fiches de paie. La centralisation des données associée à la certification ISO 27001 garantit une sécurité optimale des informations.
Les étapes d'implémentation dans l'entreprise
L'installation de MyPeopleDoc débute par une phase d'analyse des besoins spécifiques à l'organisation. La plateforme propose différentes formules adaptées, du standard à partir de 3€/mois par utilisateur jusqu'aux solutions personnalisées pour les grandes entreprises. L'intégration comprend la mise en place du système de stockage sécurisé, la configuration des espaces de partage et l'appairage des comptes avec la hiérarchie. De nombreuses entreprises majeures comme Total, Bouygues Telecom et Air France ont déjà adopté cette solution.
L'accompagnement des utilisateurs
La formation des équipes constitue une étape fondamentale pour une utilisation optimale de la plateforme. MyPeopleDoc permet une gestion simplifiée des documents RH avec un accès facilité aux bulletins de paie électroniques et autres documents administratifs. Le système respecte les normes AFNOR NF Z 42-013 et intègre un chiffrement ANSSI. Les utilisateurs bénéficient d'une protection renforcée contre la falsification, le vol et la perte de documents. Cette solution génère des économies significatives, estimées entre 10 et 30 centimes par document non imprimé, tout en s'inscrivant dans une démarche écologique de réduction papier.
L'impact environnemental et économique
La transformation numérique des services RH avec MyPeopleDoc représente une évolution majeure dans la gestion documentaire. Cette solution apporte des avantages significatifs tant sur le plan environnemental qu'économique.
La réduction des déchets papier et de l'empreinte carbone
La dématérialisation des documents RH via le coffre-fort numérique MyPeopleDoc participe activement à la diminution des déchets papier. Cette approche s'inscrit dans une démarche écologique concrète. La réduction de l'utilisation du papier améliore la réputation des entreprises engagées dans cette transformation digitale. Le passage au numérique limite les risques liés au stockage physique comme la perte, le vol ou la détérioration des documents, tout en préservant les ressources naturelles.
Les gains financiers pour l'entreprise
L'adoption du coffre-fort numérique génère des économies substantielles. Les coûts d'impression diminuent sensiblement, avec une réduction estimée entre 10 et 30 centimes par document non imprimé. Le traitement traditionnel d'une fiche de paie représente un coût de 20 à 50 euros. La centralisation des données RH dans un espace de stockage sécurisé de 10 Go optimise les processus administratifs. Cette solution, accessible dès 3 euros par mois et par utilisateur en version standard, offre un retour sur investissement rapide pour les entreprises de toutes tailles.
La conformité réglementaire et les certifications
La transformation numérique des processus RH nécessite une base solide en matière de conformité réglementaire. MyPeopleDoc répond à ces exigences en proposant un coffre-fort numérique sécurisé pour documents RH, associé à des certifications reconnues.
Les normes ISO 27001 et la protection des données
La certification ISO 27001 atteste du niveau élevé de sécurité offert par MyPeopleDoc. Cette norme garantit une protection optimale des données stockées grâce à des mécanismes de scellement numérique et d'archivage sécurisé. Le système assure une vérification constante de l'intégrité des documents, répondant aux normes AFNOR NF Z 42-013 et aux exigences de chiffrement ANSSI. La plateforme offre un espace de stockage sécurisé de 10 Go, permettant la conservation des documents RH essentiels tels que les contrats, factures et fiches de paie.
La conformité RGPD et l'archivage probatoire
L'archivage probatoire constitue un élément fondamental de la gestion documentaire RH. MyPeopleDoc assure la conservation légale des bulletins de paie sur une durée de 50 à 75 ans, conformément aux obligations réglementaires. Le système prend en charge la dématérialisation des notices d'information en matière de santé et prévoyance. La plateforme garantit une traçabilité complète des documents et répond aux exigences du décret n°2018-853. Cette solution permet aux entreprises de réaliser des économies significatives, estimées entre 10 et 30 centimes par document non imprimé, tout en maintenant une gestion documentaire fiable et conforme aux normes en vigueur.
